كيفية كتابة رسالة

تعتبر كتابة الرّسالة من المهارات الأساسيّة التي نستخدمها بشكل كبير في عدّة أعمال في حياتنا اليوميّة من ضمنها الأعمال التجاريّة أو التعليميّة أو العلاقات الشخصيّة أو حتى العاطفيّة. لذا إليك بعض النصائح الهامّة في كيفيّة كتابة رسالة.

• التخصيص:في البداية عليك أن تقرّر نوعيّة الرّسالة التي ستقوم بكتابتها، وأعتقد أنك تتّفق معي تماماً أنّه عند كتابة رسالة لمخاطبة جهات حكوميّة أو مؤسسات رسميّة يكون الأمر مختلف عن رسالة لصديق أو رسالة ذات طابع اجتماعي، فالرّسائل التي يتم إرسالها إلى المؤسسات الحكوميّة والتعليميّة والتجاريّة وغيرها تتميّز بأنّها رسالة رسميّة ويجب أن تراعي عند كتابتها طريقة كتابة الرّسالة الرسميّة، أما عند إرسال رسالة ذات طابع اجتماعي لصديق أو زميل أو ما شابه فإن الرسالة تكون شبه رسمية ولا داعي للالتزام بنمط معين في الرسالة.

• التّاريخ: سواء كنت تكتب رسالة رسميّة أو غير رسميّة فعليك كتابة التّاريخ على الرّسالة، لكن إذا كنت تريد إرسال الرّسالة بالبريد الإلكتروني فلا داعي لكتابة تاريخ الرّسالة حيث سيتم تقييد التاريخ بشكل تلقائي.

• التحية: التحية تعتبر من المسائل الهامّة في الرسالة سواء كانت الرّسالة رسميّة أو غير رسميّة، والتحيّة تعتمد غالباً على الجهة المتلقية للرسالة لذلك عليك اختيار عبارات ملائمة لذلك، فمثلاً في الرّسائل الرسميّة نقوم بكتابة السيّد/ثم نذكر اسم المخاطب أو السادة شركة ... تحية طيّبة وبعد، أما في الرّسائل الغير رسميّة ممكن أن تكون التحيّة أكثر شموليّة وتبدأ بالسّلام عليكم أو مرحبا أو عزيزي أو أي عبارة يستحسنها المتلقي.

• الموضوع: في البداية وقبل كتابة الرسالة اسأل نفسك لماذا تقوم أصلا بكتابة الرسالة، يجب أن تكون الرّسالة نابعة من الهدف الذي تريد إيصاله عبر هذه الرسالة، فلا داعي لوضع معلومات وعبارات بعيدة عن الموضوع الأساسي أو الهدف من الرسالة، وحاول دائماً أن تركّز على النقطة التي كتبت الرسالة من أجلها فقط دون الدّخول في مواضيع جانبيّة سواء كانت هذه الرسالة رسميّة أو غير رسميّة.

• التّدقيق:الأخطاء الإملائيّة أو الصياغة الخاطئة تعد من الأشياء التي تنتزع قيمة الرسالة، حتى لو كانت هذه الرسالة مرسلة لصديق عبر الهاتف المحمول، لذلك من الجيّد أن تقوم بمراجعة الرّسالة وتدقيقها وتجنّب أي أخطاء إملائيّة قد تكون وقعت بها أثناء كتابة الرسالة.

• خاتمة: يجب أن يتم وضع خاتمة في نهاية أي رسالة، ولكاتب الرّسالة الحريّة في اختيار ما يناسبه من الكلمات في نهاية الرّسالة ولكن يجب أن يراعي أنّه عند كتابة الرّسالة الرسميّة يجب أن تكون الخاتمة قصيرة ومختصرة، وأيضاً الحال في الرسالة المرسلة بالبريد الإلكتروني، أما في الرّسائل شبه الرسميّة فمن الأفضل أن تعكس قوة علاقتك مع متلقّي الرّسالة وأن تضع خاتمة تشعر مستلم الرّسالة على مدى ترابط العلاقة بينكم.